Documentatie voor IT-bedrijven
Leg de omgeving van al je klanten vast — servers, netwerk, wachtwoorden, patchpanelen en IP-adressen. ITdocu houdt bij hoe oud elke regel is en zegt het als iets te lang niet is nagekeken.
Werkt samen met de tools die je al gebruikt
Zo gaat het
Een wachtwoord open je niet zomaar — je zegt waarvoor. En een patchkabel leg je niet vast in een notitie, maar op de poort waar hij in zit.
Waarvoor kijk je dit in?
ITxK9-vandaag-Tr7#kopiërenWaarom dit bestaat
Een IP-adres dat vorig jaar klopte staat er nog precies zo. Het wachtwoord is veranderd, de server is vervangen, de patchkabel is verlegd — en in de documentatie staat het nog zoals het was. Niemand ziet dat het niet meer waar is, want er staat wél iets.
Dat is een ander probleem dan “wij leggen niets vast”. Er is bijna altijd wel iets vastgelegd. Het punt is dat je niet kunt zien welk deel nog geldt.
Dit lijstje staat bij elke klant en over alle klanten heen. Het is de lijst waar je ’s ochtends langs gaat.
Wat je vastlegt
Elk onderdeel heeft een naam, een locatie, een stand en een notitie — en daarnaast de velden die bij dat soort horen. Wat er niet bij staat zet je er zelf bij; daar is geen nieuwe versie voor nodig.
Houden jullie een kostenplaats bij, een contractnummer, een verzekeringspolis? Zet er een veld bij — per soort of over alles heen. Het doet daarna alles wat een ingebouwd veld doet: op het formulier, als kolom, in het zoeken en in de nakijkronde.
Dezelfde switch bij twintig klanten hoort geen twintig keer overgetypt te worden. Leg merk en type één keer vast; bij het toevoegen kies je het model en de vaste velden staan er. Serienummer en IP-adres nooit — die verschillen per stuk.
Bij elke klant een knop die de inventaris ophaalt uit NinjaOne, Datto RMM, Atera, Pulseway of Level. Die lijst staat náást jullie documentatie en niet erin — zie koppelingen voor waarom dat het verschil maakt.
Wat er al in Excel staat hoeft niemand over te typen. Je wijst de kolommen aan, ziet eerst wat er zou gebeuren, en pas daarna gaat het erin. Een tweede keer importeren werkt bij — het maakt geen tweehonderd dubbele regels.
In ontwikkeling
Wat hieronder staat is er de laatste tijd bij gekomen. De volledige lijst met elke uitgave staat op wat er nieuw is, en die komt rechtstreeks uit het uitgavelogboek van het product — er staat dus niets in wat niet werkelijk is uitgegeven.
Een module die je aan kunt zetten. Mail die binnenkomt wordt een ticket, een reactie kan als mail terug, en een klant kan zelf iets melden. Via Microsoft 365, met je eigen mailbox.
Getekend uit de patchtabel, dus zonder één veld extra in te vullen. Switches in lagen, de kabel ertussen, en onderaan wat nergens aan hangt.
Plak de config van een switch erin. Bij de volgende keer zie je wat er is veranderd, met de regels eromheen — na een storing is dat de eerste vraag.
Nieuwe medewerker, iemand gaat weg, server herstarten. Aftikken met wie en wanneer per stap, zodat “waar was ik” een vraag met een antwoord is.
Vervaldatum bij het register, het certificaat van de server zelf, en de records: MX, SPF, DMARC en DKIM. Met uitleg wat er staat, niet alleen dát het er staat.
NinjaOne, Datto RMM, Atera, Pulseway en Level. Met de schijven en hun vrije ruimte, of ze versleuteld zijn, het geheugen per bank, en wat de RMM over de beveiliging meldt.
Wat er staat, wat aandacht vraagt, wat verloopt en wat er sinds de vorige keer is veranderd. Afdrukbaar, en zonder de wachtwoorden — een rapport dat je niet zorgeloos kunt doorsturen, verstuurt niemand.
Aantekeningen, meldingen, rondes en wijzigingen op tijd, per dag gegroepeerd. “Wat is er dit jaar bij deze klant gebeurd” stond over vijf tabbladen verdeeld.
Eén blad voor de kluis, met wat je om drie uur ’s nachts nodig hebt. Want juist als je de documentatie hard nodig hebt, kan die server onbereikbaar zijn. Met de datum erop, en hoeveel er sindsdien is veranderd.
Alles van één klant op één blad, met een afdrukstijl. Voor een audit, een overdracht, of de map in de meterkast. Zonder de wachtwoorden.
Subnetten met bezetting, de eerste vrije adressen, VLAN’s. Ook IPv6.
Welk veld is veranderd, van wat naar wat, met de reden die iemand meetypte. En wie er een wachtwoord heeft ingekeken.
Zo ziet het eruit
Wat hieronder staat is dezelfde opmaak en dezelfde code als in het product. Dat is niet alleen scherper op elk scherm: een schermafdruk veroudert zodra het product verandert, en dan staat hier iets dat je niet krijgt. Dit verandert mee.
| Naam | Stand | IP | Nagekeken |
|---|---|---|---|
| DC01 domeincontroller |
in gebruik | 192.168.10.10 | 12 dagen |
| FS01 bestandsserver |
in gebruik | 192.168.10.11 | 7 maanden |
| HV01 (oud) | Gaat eruit | 192.168.20.5 | 3 dagen |
| Oude Exchange | Buiten gebruik | – | 2 jaar |
De lijst per soort, met een stand en een lampje dat zegt hoe oud de regel is. Rood is niet “stuk” maar “hier heeft in twee jaar niemand naar gekeken”.
| vandaag 09:14 | gewijzigd onderdelen
Firewall hoofdvestiging
“nieuwe glasvezel, ander beheeradres”
ip
192.168.1.254→
192.168.10.1
firmware
7.2.4→
7.4.1
|
| gisteren 16:02 | gewijzigd geheimen
Beheerder firewall
wachtwoord
(niet bewaard)→
(niet bewaard)
|
Niet alleen “gewijzigd” maar wélk veld, van wat naar wat, met de reden die iemand meetypte. Bij een wachtwoord staat er dát het is veranderd en niet wat het was.
Het notitieveld zegt hoe iets nú is. Het dagboek zegt wat er gebeurd is, met de datum waarop het gebeurde — niet die waarop het is ingetikt.
| Wat | Wanneer |
|---|---|
| Wildcard-certificaat
*.vandijk.nl · Van Dijk Meubelen |
over 9 dagen |
| Glasvezel 500/500
contract · Bakkerij Smit |
over 6 weken |
| Firewall hoofdvestiging
Garage Peters |
7 maanden oud |
| NAS werkplaats
Van Dijk Meubelen |
2 jaar oud |
Over alle klanten heen, wat verloopt en wat te lang niet is nagekeken. Dit is de lijst waar je ’s ochtends langs gaat.
Patch en switches
Wat hangt er aan poort 14? Meestal staat het antwoord op een vergeeld papiertje aan de binnenkant van de kastdeur, in het handschrift van iemand die er niet meer werkt.
Niet als tabel met veertig regels maar als tekening, in blokken van zes zoals een echt paneel is ingedeeld. Een poort waarvan niets bekend is, is een leeg gaatje — en die gaatjes wil je zien, want daar gaat de volgende kabel in. Klik erop en het paneelnummer staat al ingevuld.
24, 28, 48 of 52 poorten, met de SFP-uplinks apart — want een 28-poort switch is 24 koper plus 4 glasvezel, en in het rek zitten die vier ook los. Wijs een poort aan en de lijn loopt naar zijn tegenpoort op het paneel. Of andersom.
Wandcontact 3 → paneel A 12 → SW-01 poort 7 → DC01. Elke stap met het onderdeel erachter, dus je klikt van de switch naar de server en terug. Sta je bij die server, dan is dezelfde documentatie andersom te lezen: in welke poort zit dit ding.
Twee kabels op dezelfde switchpoort komt voor — bij een verbouwing hangt er tijdelijk een switchje tussen. Weigeren zou betekenen dat de documentatie niet meer kan zeggen wat er werkelijk is. Dus staat het erin, met een melding erboven.
Netwerk en adressen
Dat is de vraag die een monteur elke week stelt, en die een lijst met losse IP-velden niet kan beantwoorden. Leg de subnetten vast en elk adres valt vanzelf onder het kleinste subnet dat past — je wijst nooit met de hand toe.
Hoe vol een subnet zit wordt uitgerekend, niet bijgehouden. De gateway en het DHCP-bereik gaan eraf — die adressen zijn bezet, ook als er geen enkel adres uit dat bereik is vastgelegd.
Elk subnet hangt aan een VLAN, en een switchpoort ook. Zo is “in welk netwerk hangt die poort” één vraag in plaats van drie.
Niet half. Het rekenwerk gaat op bytes en niet op getallen, dus een /48 en een /64 worden net zo goed nagerekend als een /24. Half gedocumenteerd IPv6 is erger dan geen, want dan denkt iemand dat de lijst klopt.
Wachtwoorden en veiligheid
Dat is precies waarom dit onderdeel het strengst is opgezet. Niet omdat het moet van een keurmerk, maar omdat één omgeving die uit de hand loopt de wachtwoorden van dertig bedrijven meeneemt.
Elk wachtwoord met een eigen willekeurige beginwaarde. De sleutel staat in een bestand op de server en niet in de database — wie de database heeft, heeft niets.
Elk wachtwoord dat wordt geopend komt in het logboek, met wie, wanneer en vanaf welk adres. Geen controle op collega’s: het is het enige eerlijke antwoord op de vraag die na een incident altijd komt.
Met een gewone authenticator-app. Een code kan niet twee keer worden gebruikt — de stap waarop hij gold wordt vastgehouden.
Optioneel een IP-filter, met een noodrem in een bestand op de server voor het geval het je buitensluit. Wie daar bij kan, kan er toch al bij.
Een link die één keer werkt en daarna vervalt. Geen wachtwoord in een mailbox die nooit wordt opgeruimd.
Komt een wachtwoord voor in een bekend datalek? Alleen de eerste vijf tekens van de SHA-1 gaan de deur uit — daarmee komen honderdduizenden wachtwoorden overeen, en vergelijken gebeurt op jullie eigen server.
Een gedeeld account met tweestapsverificatie is een account waar niemand meer in komt als degene met de telefoon op vakantie is. De sleutel staat hier versleuteld; eruit komt alleen de code van dit moment.
Met een termijn die je zelf zet, en een kortere voor beheerdersaccounts. “De wifi staat er drie jaar” en “het beheerderswachtwoord van de firewall staat er drie jaar” horen niet in dezelfde regel.
Staat hetzelfde wachtwoord bij drie klanten? Dan zegt het systeem dat, zonder de wachtwoorden zelf naast elkaar te leggen.
Bijhouden dat het nog klopt
Alles langs, per regel drie knoppen: klopt, klopt niet, weet ik niet. Die derde lijkt overbodig en is het niet — zonder die knop kiest iemand bij twijfel “klopt” omdat doorlopen moet, en dan is de nakijkdatum een leugen.
Gedateerde aantekeningen bij een onderdeel of bij de klant. Het notitieveld zegt hoe iets nu is; hier staat wat er gebeurd is. Zonder dat onderscheid wordt het notitieveld na twee jaar een onleesbare stapel.
Automatisch, met een opname vóór en ná elke wijziging. Niet alleen “gewijzigd” maar ip: 192.168.1.10 → 192.168.1.12, met de reden die je meetypt. Een invoer van tweehonderd regels is als één handeling terug te vinden.
Netwerkschema’s, plattegronden, foto’s van de meterkast — met een voorbeeld en niet alleen een bestandsnaam. Een lijst met “netwerk-v3-definitief.pdf” vertelt je niets; twee kleine plaatjes naast elkaar wel. Ook zij hebben een nakijkdatum.
Wie er beslist, wie je buiten kantooruren mag bellen, waar het contract staat. Met de rol erbij, zodat je niet hoeft te gokken wie je om drie uur ’s nachts wakker maakt.
Over alle klanten en alle soorten heen, op een index en niet op een omweg — ook bij tweeduizend onderdelen. Wat versleuteld is staat er nooit in.
Vrije etiketten voor wat in geen enkel veld past, en per onderdeel een stand: gepland, in gebruik, gaat eruit, buiten gebruik. Overal filterbaar.
Op locatie
Op de computer kun je alles: een klant aanmaken, velden invullen, importeren. Op een telefoon doe je iets anders — je staat ergens of je hebt een klant aan de lijn. Dan wil je zoeken, een wachtwoord, en nakijken wat je voor je ziet. Dus doet de app die dingen goed en de rest niet.
iPhone en iPad — in de App Store Android — in de maak
Over alle klanten heen
Zoeken staat vooraan, want dat is waarvoor je hem opent.
Zwolle
Boven de naam staat let op — wat je moet weten vóór je iets aanraakt.
192.168.10.0/24 — Kantoor
Tik een vrij adres aan en het staat op je klembord.
Koppelingen
Jullie RMM weet al welke machines er staan, hoe ze heten, welk serienummer ze hebben en wanneer ze voor het laatst zijn gezien. ITdocu haalt die lijst op. Je kiest je pakket, vult de sleutel in, en per klant welke organisatie erbij hoort.
Dat is de vraag die je zou moeten stellen bij elke koppeling die iets binnenhaalt, en het antwoord bepaalt of het bruikbaar is of destructief.
Een asset is wat een machine meldt. Een onderdeel is wat jullie hebben vastgelegd: de locatie, hoe de back-up werkt, wat iemand om drie uur ’s nachts moet weten. Ze staan náást elkaar met een verwijzing ertussen. Een ronde die de hele rij overschrijft zou elke keer precies dat back-upveld wissen.
Het systeem stelt voor — op serienummer, dan hostnaam, dan IP, met de reden erbij — maar voegt nooit automatisch samen. Twee werkplekken die tot één zijn versmolten krijg je niet meer uit elkaar.
Een machine die de RMM niet meer meldt staat uit, of de agent is stuk. Dat is niet hetzelfde als weg. Er komt een datum bij en hij blijft in de lijst — een kapotte agent laat geen apparaat uit de documentatie verdwijnen.
Een API-sleutel van een RMM geeft leesrechten op de inventaris van al jullie klanten. Hij wordt versleuteld opgeslagen met dezelfde sleutel als de wachtwoorden, en gaat nooit terug naar het scherm.
Gebruik je een pakket dat er niet bij staat? Vraag het — de koppelingen zitten los van de rest, dus er een bij bouwen is een dag werk en geen verbouwing.
Hoe het werkt
Geen gedeelde installatie met een kolom “van welk bedrijf is deze rij”. Elk IT-bedrijf krijgt een eigen subdomein, een eigen database en een eigen versleutelsleutel.
Er is één plek waar dat níet per omgeving is: de mailserver. Omgevingen versturen geen post zelf maar geven hun bericht af bij ons — dan staan die inloggegevens op één machine in plaats van op twintig.
Wat het kost
Wat je betaalt hangt af van hoeveel mensen ermee werken — niet van hoeveel klanten je erin zet. Groei je van tien naar veertig klanten, dan verandert er niets aan de prijs.
1 tot 5 gebruikers
€ 29,95
per maand, per omgeving
Voor een IT-bedrijf met een handvol monteurs. Alles zit erin.
6 tot 15 gebruikers meest gekozen
€ 69,95
per maand, per omgeving
De maat waarin de meeste bedrijven zitten: een servicedesk, een paar buitendienst, en iemand die de administratie doet.
16 tot 50 gebruikers
€ 119,95
per maand, per omgeving
Meerdere vestigingen of ploegen. Meer dan vijftig? Vraag het ons.
Bedragen per maand, exclusief btw. Opzeggen per maand.
Vraag een demo aan. Dan lopen we jullie eigen situatie langs in plaats van een voorbeeldomgeving.