ITdocu

Privacy

Wat er met de gegevens gebeurt

ITdocu is een plek waar een IT-bedrijf de omgeving van zijn klanten vastlegt. Daar staan gegevens in die niet van ons zijn en ook niet van onze bezoekers, maar van de klanten van dat IT-bedrijf. Deze pagina zegt waar ze staan, wie erbij kan en wat er wél en niet met ze gebeurt.

Laatst bijgewerkt op 6 september 2026

Wie waarover gaat

Het IT-bedrijf bepaalt, wij draaien de machine

Elk IT-bedrijf krijgt een eigen omgeving op een eigen subdomein, met een eigen database. Wat daarin staat, zet dat IT-bedrijf er zelf in: welke klanten, welke servers, welke wachtwoorden. Wij bepalen dat niet en gebruiken het niet.

In de taal van de privacywet: het IT-bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in zijn omgeving, en ITdocu is verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen om de omgeving te laten werken — niet om er iets uit te halen, niet om er iets over te leren en niet om ze aan iemand anders te geven.

Werkt een klant van dat IT-bedrijf zelf mee in de omgeving, met een eigen inlog, dan gaat dat via het IT-bedrijf. Zij geven die inlog uit en zij bepalen wat er zichtbaar is. Een vraag over jouw gegevens hoort dus eerst bij hen.

Wat er staat

Alleen wat er is ingetypt of opgehaald

Er komt niets in een omgeving dat er niet in is gezet. Dat is een keuze en geen beperking: documentatie die zichzelf aanvult met gegevens waar niemand om heeft gevraagd, is documentatie die je niet meer kunt vertrouwen.

  • Wat het IT-bedrijf vastlegt. Klanten, locaties, servers, werkplekken, netwerken en IP-adressen, patchpanelen en switches, abonnementen, domeinen, contactpersonen, aantekeningen en foto’s
  • Wachtwoorden. Versleuteld opgeslagen, met een sleutel die alleen voor die ene omgeving geldt en die niet in de database staat
  • Wie er werkt. Per medewerker een naam, een aanmeldnaam, een e-mailadres, een rol en tot welke klanten die toegang heeft
  • Een logboek. Wie wat heeft veranderd, wanneer en vanaf welk adres. Dat is geen toezicht op collega’s maar het enige eerlijke antwoord op de vraag die na een incident altijd komt
  • Assets uit een koppeling. Als het IT-bedrijf een koppeling met zijn eigen RMM aanzet, komt de inventaris daar vandaan — zie hieronder

Contactpersonen bij een klant staan er met de gegevens die nodig zijn om ze te bereiken: naam, rol, telefoonnummer, e-mailadres. Niet meer dan dat, want meer heeft een monteur om drie uur ’s nachts niet nodig.

De app op je telefoon

Twee dingen bewaard, en verder niets

De app praat met één machine: de omgeving waarvan je zelf het adres invult. Elke verbinding die de app maakt gaat daarnaartoe, over https. Er is geen tweede adres in de app te vinden.

  • Het adres van jullie omgeving. In de gewone voorkeuren van de app, zodat je het niet elke keer hoeft te typen
  • Het aanmeldtoken. In de sleutelbos van het toestel en niet in de voorkeuren. Dat is geen formaliteit: met dat token kan iemand de wachtwoorden van elke klant opvragen, en wat in de voorkeuren staat gaat mee in de reservekopie van het toestel — en dus naar iCloud en naar de computer waar die kopie op staat. Het token is bovendien aan dit toestel gebonden en verhuist niet mee naar een nieuw toestel

Afmelden wist het token meteen. Een foto die je maakt of kiest gaat naar jullie eigen omgeving; de app houdt er zelf geen kopie van en zet niets in je fotorol.

Wat de app niet doet

  • Geen analytics, geen crashdienst, geen advertentie-id, geen volgers van wie dan ook
  • Geen enkele verbinding naar een ander adres dan de omgeving die je zelf invult
  • Camera en fototoegang alleen op het moment dat je een foto toevoegt, en alleen daarvoor
  • Geen locatie, geen contacten, geen agenda

Wat er buiten de omgeving om gaat

Drie plekken, en je weet van alle drie waarom

Een eigen omgeving betekent dat gegevens er in principe niet uit gaan. Er zijn drie uitzonderingen, en die staan hier omdat het anders een belofte zou zijn die niet klopt.

Post

Omgevingen versturen zelf geen mail maar geven hun bericht af bij één machine van ons. Dan staan die inloggegevens op één plek in plaats van op twintig. Wat er in zo’n bericht staat — een adres en de tekst van de melding — gaat daar dus langs.

Wanneer een domein verloopt

Om te weten of een domein afloopt, wordt de naam van dat domein opgevraagd bij rdap.org, de openbare dienst die doorverwijst naar het juiste register. Alleen de domeinnaam gaat mee, en die is openbaar.

Jullie eigen RMM

Zet het IT-bedrijf een koppeling aan met NinjaOne, Datto, Atera, Pulseway of Level, dan haalt de omgeving daar de inventaris op met de sleutel die het IT-bedrijf zelf invult. Dat is hun eigen pakket en hun eigen sleutel; wij zitten er alleen tussen om de lijst binnen te halen.

En verder niets

Geen advertentienetwerken, geen analysediensten, geen doorverkoop, geen profielen. De site zelf zet geen koekjes en meet geen bezoek.

Bewaren en beveiligen

Het blijft staan tot iemand het weghaalt

Wij gooien niets van een omgeving weg. Wat erin staat, blijft erin tot het IT-bedrijf het zelf verwijdert of tot de omgeving wordt opgezegd. Bij een opzegging halen we de omgeving weg nadat het IT-bedrijf zijn gegevens eruit heeft gehaald.

Er staan reservekopieën van de databases, zodat een omgeving na een storing terug te zetten is. Iets dat is verwijderd kan daar dus nog even in zitten voordat de kopieën zijn doorgerold.

  • Alles over https. Elke omgeving heeft een eigen certificaat
  • Wachtwoorden versleuteld met een sleutel per omgeving, die in een bestand op de server staat en niet in de database — wie de database heeft, heeft niets
  • Tweestapsverificatie is per gebruiker aan te zetten, en een code kan niet twee keer worden gebruikt
  • Rechten per gebruiker, tot op welke klanten iemand mag zien. Een inlog voor een klant ziet alleen zijn eigen documentatie en geen wachtwoorden
  • Een IP-filter is optioneel, met een noodrem in een bestand op de server voor het geval het je buitensluit
  • Gehost in Nederland. De omgevingen en de reservekopieën staan hier

Jullie rechten

Inzien, verbeteren, weghalen

Je hebt het recht te weten welke gegevens er over je zijn vastgelegd, om ze te laten verbeteren als ze niet kloppen, en om ze te laten verwijderen. Ook kun je vragen of ze aan jou worden meegegeven in een leesbaar bestand.

Waar je moet zijn hangt ervan af wie de gegevens heeft ingetypt:

  • Staan ze in de omgeving van een IT-bedrijf — bijvoorbeeld omdat je contactpersoon bent bij een van hun klanten — dan gaan zij daarover. Vraag het bij dat IT-bedrijf; wij mogen hun gegevens niet zelf openen om jouw vraag te beantwoorden
  • Gaat het over ons eigen contact met jou — een demo aangevraagd, gemaild over een prijs — dan kun je bij ons terecht op het adres hieronder

Ben je het niet eens met wat we doen, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar mail ons eerst; de meeste dingen zijn met een bericht opgelost.

Als er iets misgaat

Blijkt er iets uitgelekt te zijn, dan melden we dat aan het IT-bedrijf van wie de omgeving is, met wat we weten en wat we eraan doen. Zij zijn degenen die hun klanten kunnen inlichten, want zij weten wie het raakt. Waar de wet ons verplicht het aan de Autoriteit Persoonsgegevens te melden, doen we dat ook.

Contact

Een vraag hierover

ITdocu is een product van Cloudsys, Nederland. Voor alles wat op deze pagina staat: privacy@itdocu.nl. Voor de rest info@itdocu.nl.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan verandert deze pagina mee en komt er een nieuwe datum bovenaan. Gaat het om iets waar een IT-bedrijf iets van moet weten, dan mailen we het erbij in plaats van te hopen dat iemand hier kijkt.

Terug naar de site