Whitepaper · versie 1.3
ITdocu is documentatie voor IT-bedrijven: één plek voor de servers, de wachtwoorden, het netwerk en de afspraken van al je klanten. Dit stuk loopt elk onderdeel langs — wat het is, wat je ermee doet, en waar de grens ligt.
Van servers en patchpanelen tot een noodblad voor de kluis.
NinjaOne, Datto, Atera, Pulseway, Level, N‑able en SuperOps.
Beheerder, monteur, kijker, en een klantlogin zonder wachtwoorden.
Bij één klant
Open je een klant, dan staan er tegels met per soort hoeveel er is vastgelegd — en die tegels zijn de tabbladen. Tien soorten om mee te beginnen, met per soort de velden die bij dat soort horen, en zoveel eigen velden als jullie nodig hebben.
Hostnaam, IP, waarvoor hij draait, virtueel of fysiek, merk en model, serienummer, garantiedatum. En de back-up in vier velden plus een vrije tekst: waarheen, hoe vaak, hoe lang bewaard, en wanneer er voor het laatst een terugzetting is getest. Dat laatste is over alle klanten heen op te vragen — een back-up die nooit is teruggezet is een aanname, geen back-up.
Dezelfde vorm, met de velden die bij dat soort horen: van wie het toestel is, welke garantie erop zit, waar het staat. Met een stand per onderdeel — gepland, in gebruik, gaat eruit, buiten gebruik. Wat eruit gaat blijft staan en roept niet meer mee.
Switches, firewalls, accesspoints — met het aantal poorten en SFP-uplinks, en die twee voeden de patchtabel en de netwerkkaart. Bij een internetverbinding de contractdatum en de opzegtermijn, zodat die niet ongemerkt verloopt.
ITdocu kijkt zelf na: de vervaldatum bij het register, het certificaat van de server, en de records — MX, SPF, DMARC en DKIM. Met uitleg wát er staat, niet alleen dát het er staat. Wat wordt gevonden komt naast wat is vastgelegd te staan; het overschrijft je documentatie niet. Anders is de enige bron van waarheid iets geworden dat niemand heeft gecontroleerd.
Wie je belt en waarvoor. Contactpersonen en leveranciers door elkaar, op de volgorde waarin je ze belt, met per contact of hij beslissingen mag nemen en of hij buiten kantooruren gebeld mag worden. Eén lijst en niet twee — bij een internetstoring bel je de provider en niet de bakker.
Wat de machine meldt, náást wat een mens heeft vastgelegd: schijven met hun vrije ruimte en of ze versleuteld zijn, geheugen per bank, processor, hoe lang hij aan staat. Twee rijen en één koppeling — ze door elkaar schrijven zou betekenen dat elke ronde het veld overschrijft waarin staat hoe je een back-up terugzet.
Netwerk en kasten
Welke kabel gaat waar naartoe, en welk IP-adres kan ik pakken. Vier onderdelen die daar antwoord op geven zonder dat je iets dubbel invult.
Per aansluiting het paneel en het nummer, welke switch en welke poort, waar de kabel naartoe gaat, het wandcontactnummer en het VLAN. Het paneel zoals het aan de wand hangt, met de switch ernaast en de lijn ertussen. Bij SFP-poorten staat het absolute poortnummer erbij. Wat niet klopt wordt gemeld, niet geweigerd — twee kabels op dezelfde poort kán tijdens een verbouwing.
Getekend uit de patchtabel, dus zonder één veld extra. Switches in lagen, de kabel ertussen, en onderaan wat nergens aan hangt. Wijzen ze in een kring naar elkaar, dan zegt hij dat: dan is er geen bovenkant aan te wijzen, en klopt die kring, dan is het een ring.
Elk adres valt vanzelf onder het kleinste subnet dat past — je wijst nooit met de hand toe. De bezetting wordt uitgerekend en niet bijgehouden; de gateway en het DHCP-bereik gaan eraf. IPv6 doet mee, niet half: het rekenwerk gaat op bytes, dus een /48 wordt net zo goed nagerekend als een /24.
Plak de config van een switch of een firewallregelset erin. Bij de volgende keer zie je regel voor regel wat er is veranderd, met de regels eromheen. Twee willekeurige versies zijn te vergelijken, niet alleen de laatste twee — na een storing is dat de eerste vraag.
Wachtwoorden en veiligheid
Dat is precies waarom dit onderdeel het strengst is opgezet. Niet omdat het moet van een keurmerk, maar omdat één omgeving die uit de hand loopt de wachtwoorden van dertig bedrijven meeneemt.
AES‑256‑GCM, elk wachtwoord met een eigen willekeurige beginwaarde. De sleutel staat in een bestand op de server en niet in de database — wie de database heeft, heeft niets. Acht soorten, van beheerdersaccount tot certificaat. Elk inkijken komt in het logboek, met de reden die je erbij typt: “Michiel keek om 3:12 een wachtwoord in” zegt niets, “…tijdens storing bij De Zwaan” zegt alles.
Een gedeeld beheerdersaccount met tweestapsverificatie is een account waar niemand meer in komt zodra degene met de telefoon op vakantie is. De TOTP-sleutel staat hier versleuteld; ITdocu is de authenticator en geeft de code van dit moment, met een ring die aftelt. De sleutel verlaat de server nooit — alleen de code, en elke opgevraagde code komt in het logboek.
Een link die één keer opent en daarna niets meer doet. Het wachtwoord zit níet in de link: dat blijft hier versleuteld staan, anders zou het in de geschiedenis van elke browser en in elk doorgestuurd bericht belanden.
Staat hetzelfde wachtwoord bij twee klanten? Dan zegt het systeem dat, zonder de wachtwoorden zelf naast elkaar te leggen. Bij elk wachtwoord staat hoe oud het is, met een eigen kortere termijn voor beheerdersaccounts. En de datalekcontrole: alleen de eerste vijf tekens van de SHA‑1 gaan de deur uit — daarmee komen honderdduizenden wachtwoorden overeen, en vergelijken gebeurt op jullie eigen server. Die controle staat standaard uit; het is een keuze die je bewust hoort te maken.
Eén blad per klant met de handvol gegevens die je om drie uur ’s nachts nodig hebt, plus het escalatiepad. Met de datum erop, en ITdocu houdt bij hoeveel van die gegevens sindsdien zijn veranderd. Het blad is niet versleuteld, en dat is met opzet: een blad dat je pas kunt lezen met een wachtwoord en een hulpmiddel, is niet bruikbaar in de situatie waarvoor het bestaat. De kluis is de bescherming. De tweestapssleutel staat er niet op — die zou dan naast het wachtwoord in dezelfde kluis liggen.
Tweestapsverificatie met een gewone authenticator-app; een code kan niet twee keer worden gebruikt. Optioneel een IP-filter, met een noodrem in een bestand op de server voor het geval het je buitensluit — en aanzetten kan alleen als je eigen adres op de lijst staat. Een klantlogin komt alleen bij zijn eigen klanten, en dat recht wordt per verzoek gelezen: een recht dat je wegneemt hoort meteen weg te zijn.
Werk en geschiedenis
Wat je hebt gedaan, wat je hebt gecontroleerd, en wat het systeem heeft zien veranderen.
Wat je hebt gedaan, in je eigen woorden — bij een klant of bij een onderdeel. Met de datum waarop het gebeurde en niet die waarop je het typt: een storing van vorige week hoort op vorige week te staan.
Onderdeel voor onderdeel langs met de vraag: klopt dit nog? Drie antwoorden, en alleen “klopt” zet een nieuwe datum. “Klopt niet” zet er een merkje bij met je opmerking en uitdrukkelijk géén nieuwe datum.
Nieuwe medewerker, iemand gaat weg, server herstarten. Per stap wie hem heeft afgevinkt en wanneer, zodat “waar was ik” een vraag met een antwoord is. Per ronde worden de stappen gekopieerd, zodat een wijziging de geschiedenis niet verandert.
Mail die binnenkomt wordt een ticket, een reactie kan als mail terug, en een klant kan zelf iets melden. Via Microsoft 365 met je eigen mailbox. Het nummer is instelbaar. Op prioriteit en niet op datum — een lijst op datum is een lijst waarin het dringendste wegzakt.
Welk veld is veranderd, van wat naar wat, met de reden die iemand meetypte. En wie er een wachtwoord heeft ingekeken. Een invoer van tweehonderd onderdelen is één handeling en niet tweehonderd regels om door te spitten.
Wat je weggooit is niet weg. Terugzetten kan, met alles wat eraan hing — en voor iedereen die mag wijzigen, want degene die zich vergist is meestal niet de beheerder.
Over klanten heen
Dit is waar documentatie ophoudt een archief te zijn. Vier schermen die over je hele portefeuille kijken.
De lijst waar je ’s ochtends langs gaat, van ernstig naar minder: wat te lang niet is nagekeken, wat binnenkort verloopt, welk wachtwoord in een datalek staat, welk wachtwoord bij meer dan één klant staat, en wat langer dan de termijn ongewijzigd is.
Twee vragen die tot nu toe dertig keer handmatig zoeken kostten. Bij wie staat dit apparaat? Er komt een advies over een firmwaregat in een model, en dan wil je binnen een minuut weten waar dat staat. Wat loopt af? Acht werkplekken op een besturingssysteem dat in oktober ophoudt, verdeeld over drie klanten.
Hoe je iets doet, los van bij wie. Categorieën die je zelf inricht, met artikelen eronder — en een editor waarin je hele artikelen kunt plakken: opmaak, lijstjes, tabellen en afbeeldingen komen mee. Artikelen staan óók in het zoekveld, tussen de servers en de wachtwoorden. Een kennisbase die je alleen via een menu-item vindt, is een map op een schijf.
Eén veld voor alles: klantnamen, hostnamen, IP-adressen, serienummers, notities, kennisartikelen. Twee manieren achter elkaar — op woorden, en als dat niets geeft op stukjes, zodat je met een half serienummer ook iets vindt. Niet in wachtwoorden, want die staan versleuteld.
Om af te geven
Naar een gesprek, een audit, een overdracht of een meterkast.
Alles van één klant op één blad, met een afdrukstijl. Voor een audit, een overdracht, of de map in de meterkast. Zonder de wachtwoorden.
Wat er is vastgelegd, wat aandacht vraagt, wat verloopt en wat er sinds de vorige keer is veranderd — over een maand, een kwartaal of een jaar. Zonder de wachtwoorden, en zonder te zeggen welke er zwak zijn: alleen dát er twee te oud zijn. Een rapport dat je niet zorgeloos kunt doorsturen, verstuurt niemand.
Aantekeningen, meldingen, rondes en wijzigingen door elkaar op tijd, per dag gegroepeerd. “Wat is er dit jaar bij deze klant gebeurd” is de vraag aan tafel, en het antwoord stond over vijf tabbladen verdeeld.
Een vel stickers voor de apparaten die je hebt aangewezen, in de maat die je kiest. Scan er een met je telefoon en je staat in het dossier van dat apparaat.
Eerlijk over de grenzen
Dat hoort in een whitepaper te staan. Anders staat het in de eerste week van gebruik.
De vrije ruimte op een schijf is een momentopname en geen bewaking. ITdocu waarschuwt niet als een schijf vol loopt, en hoort niet te doen alsof.
Geen overname, geen patchbeheer, geen scripts uitrollen. De koppelingen halen op en schrijven niet terug — een documentatiesysteem dat de omgeving van je klant verandert, is geen documentatiesysteem meer.
Tickets gaan over wat er stuk is, niet over wat het kost.
Wat een machine meldt komt náást wat een mens heeft vastgelegd, nooit erin. De waarde zit in de velden die geen machine kan vullen: waarom die server er staat, wie je eerst belt, wat je moet weten voordat je iets aanraakt.
Elk IT-bedrijf krijgt een eigen omgeving op zijn eigen subdomein, met een eigen database en een eigen versleutelsleutel. Een verse omgeving kun je met één knop vullen met drie verzonnen klanten, om rond te kijken.
IT